lib/szkolenia/krotki_kurs_pr

Media Gapa - blog o relacjach z mediami, komunikacji kryzysowej i pisaniu informacji prasowych

EsPResso Quiz - Krótki, ale wcale nie taki łatwy quiz PR

W mowie pewnych ludzi słychać błędy ortograficzne.
- Julian Tuwim

1. 10 porad jak pisać szybciej i lepiej

Jest taka anegdota o Jamesie Joysie. Wieczorem spotkał znajomego w pubie. "Napisałem dziś tylko siedem słów," powiedział. Kolega był zdumiony – to dużo jak na Joyce'a. Widząc zdziwienie pisarz dodał: "Ale nie wiem w jakim ustawić je porządku."

Przyznaję, że pisanie to trudne zajęcie. Ale czy nie roztkliwiam się za bardzo? Czy są metody umożliwiające szybsze i zarazem lepsze pisanie? Czy pisarz może być jednocześnie autorem, redaktorem i czytelnikiem?

Czy to nie Ernest Hemingway powiedział: "Najtrudniejsze w pisaniu jest to, że zawsze trzeba posprzątać w lodówce."?

W czasie pisania nie myśl o głośnej lodówce – ważna jest koncentracja.

Jeśli chcesz dobrze i szybko pisać, musisz ćwiczyć koncentrację. Co więcej, musisz nauczyć się utrzymać wysoki poziom skupienia przez określony czas.

Psychologowie nazywają stan ogromnego skupienia "przepływem" (flow). Mamy z nim do czynienia kiedy robimy coś jakby "uskrzydleni".

Oto 10 metod, które pozwalają poprawić umiejętność koncentracji i utrzymać wysoki "flow" w podczas pisania:

1. Zmiana

Czy piszesz trochę bardziej starannie kiedy kupisz nowe pióro? Mimo krótkotrwałego efektu, zmiana zawsze jest korzystna. Od czasu do czasu zmień miejsce (idź do parku, kawiarni, kuchni – gdziekolwiek) lub metodę (pisz długopisem, ołówkiem, kredką, w innym edytorze tekstu lub systemie operacyjnym).

2. DS

Jeśli brakuje Ci jakiejś informacji, nie odrywaj się od pisania. Wpisz w to miejsce DS (Do Sprawdzenia). Na przykład, "Kiedy Lech Wałęsa przeskakiwał mur w DS DATA, nie wiedział jak długo potrwa strajk w stoczni." DS łatwo odnaleźć, gdyż rzadko pojawia się normalnym tekście.

3. Kropla i skała

Woda jest miękka i skała jest twarda, ale kropla może wydrążyć skałę dzięki cierpliwości i konsekwencji. To samo dotyczy pisania. Kilka słów dziennie (w logicznej kolejności) da na koniec roku niezły wynik. Jeśli będziesz o tym pamiętać, łatwiej o motywację do regularnego pisania.

4. Przeszkody

Wyłącz radio, telewizor, sygnał w telefonie i RSS. Zamknij drzwi i program pocztowy. Wyłącz wszystkie urządzenia, które mogą przeszkadzać w pisaniu. Pralka chodzi za głośno?

5. Muza

Muza pracuje dla Ciebie, nie na odwrót. Potraktuj ją jak niesfornego pracownika. Ustal priorytety, wyznacz terminy, każ przychodzić do pracy o stałej godzinie, oceniaj efekty, udzielaj pochwał, itd.

6. Maraton

Zamiast przebiec maraton, powiedz znajomym, że napiszesz 42 195 słów w uzgodnionym czasie. Jeśli to zrobisz, zafundują Ci drobny upominek. Jeśli nie, nici z nagrody. Społeczna presja znakomicie motywuje do pracy.

7. Limit słów

Napisz 500 słów i zrób przerwę. Badaj efekty w arkuszu kalkulacyjnym. Niektórzy czują większą motywację kiedy widzą postęp w pracy.

8. Medytacja

Zacznij pisanie od krótkiej... medytacji. Usiądź w cichym pokoju, skrzyżuj nogi i zacznij liczyć oddechy. 1, 2, 3...

9. Sztafeta

Pisz przez 45 minut i zrób kwadrans przerwy. I jeszcze raz.

10. Haczyk

Kiedy skończysz pisać, zostaw w tekście kilka notatek, które pomogą pokonać początkową inercję kiedy wrócisz do pisania następnego dnia.

Góra

2. Informacje prasowe, których nie można znaleźć

Kiedy klient prosi o ocenę przygotowanej przez niego informacji prasowej, zawsze pytam: "Jakie słowa kluczowe mają ułatwić znalezienie tej informacji w Internecie?"

Cisza.

To nie jest podchwytliwe pytanie – ale 9 na 10 osób nie potrafi odpowiedzieć.

Większość autorów informacji prasowych zapomina o właściwych słowach kluczowych lub jakichkolwiek słowach kluczowych – bez nich informacje nie mają szansy zaistnieć w Internecie.

Ludzie, którzy coś wiedzą o hasłach kluczowych popełniają z kolei inny błąd – umieszczają w informacji tyle słów kluczowych, że każdy od razu widzi, że próbują oszukać internetowe wyszukiwarki.

Słowa kluczowe działają jak magnes. Powiedzmy, że chcesz kupić w Internecie modne buty narciarskie. Wpisujesz w Google "modne+buty+narciarskie".

Google szuka w Internecie witryn, na których pojawia się to wyrażenie – błyskawicznie przesiewa miliony stron. Po sekundzie lub dwóch otrzymujesz długą listę artykułów, nagrań video, wpisów na blogach i informacji prasowych z tym hasłem.

Jeśli sprzedajesz modne buty narciarskie i napisałeś o tym informację prasową bez właściwych słów kluczowych, nie masz co marzyć, że pojawi się na liście wyników Google.

Jeśli jednak użyłeś poprawnych haseł, Twoja informacja może pojawić się na pierwszej stronie wyników – zwiększając tym samym ruch na firmowej witrynie WWW – i być może doprowadzi do sprzedaży.

Autorzy informacji prasowych poświęcają dużo czasu na stworzenie prowokacyjnego tytułu, fascynującego cytatu i oryginalnego ujęcia tematu – ale cała para pójdzie w gwizdek jeśli zabraknie właściwych słów kluczowych.

No bo jaki jest pożytek z informacji prasowej, której nikt nie może odnaleźć?

Góra

3. Umiesz pisać informacje prasowe?

Pisanie informacji prasowych jest łatwe. Pisanie dobrych informacji prasowych jest trudne.

Jeśli się ze mną nie zgadzasz, zapraszam na krótki test.

1. Piszę informacje prasowe przede wszystkim, żeby zachęcić dziennikarzy prasowych do publikowania artykułów o mojej firmie lub dziennikarzy radiowych i telewizyjnych do przygotowania relacji lub zaproszenia do programu jako gościa. TAK / NIE

2. Piszę informację prasową tylko kiedy mam ważną wiadomość, która na pewno zainteresuje media. TAK / NIE

3. Ponieważ dziennikarze są bardzo zajęci i nie mają czasu czytać długich tekstów, skracam maksymalnie długość moich informacji prasowych. TAK / NIE

4. W pierwszym akapicie umieszczam zawsze odpowiedzi na podstawowe pytania: kto, co, kiedy, gdzie, jak i dlaczego – żeby dziennikarz nie musiał ich długo szukać. TAK / NIE

5. Kiedy dziennikarze nie wykorzystują mojej informacji prasowej, traktuję to jako osobistą porażkę. Szukam nowego tematu, który zainteresuje media. TAK / NIE

6. Sukces informacji prasowych mierzę liczbą artykułów, które dzięki nim powstały lub audycji radiowych i programów telewizyjnych, które je wykorzystały. TAK / NIE

Za każde TAK dodaj sobie jeden punkt.

5-6: Piszesz informacje prasowe w starym stylu, adresowane wyłącznie do dziennikarzy. Pomijasz całkowicie głównych odbiorców. Mam na myśli klientów, którzy znajdą te informacje w Internecie, przeczytają i kupią produkt – także kiedy żaden dziennikarz o tym nie napisze.

1-4: Nieźle sobie radzisz, ale nadal marnujesz wiele okazji do zwiększenia efektywności informacji prasowych.

0: Gratulacje! Wiesz jak pisać informacje prasowe i do kogo je adresować. Piszesz je nie tylko dla dziennikarzy, ale także dla wszystkich osób zainteresowanych Twoim produktem i/lub usługą. Po pojawieniu się Internetu zmieniło się wszystko co wiedzieliśmy o pisaniu informacji prasowych.

Góra

4. 10 praw prelegenta

Publiczność oczekuje (i ma do tego pełne prawo) znakomitej prezentacji. Każde wystąpienie publiczne zawsze wiąże się dla mówcy z pewnym ryzykiem – czy sprosta także tym razem oczekiwaniom słuchaczy?

Prelegent powinien mieć zapewnione warunki do przedstawienia prezentacji na najwyższym poziomie. Jeśli organizator nie jest w stanie takich warunków zagwarantować, należy grzecznie zrezygnować z wystąpienia.

Oto lista 10 obowiązków organizatora i tym samym praw prelegenta:

1. wystarczający czas na przygotowanie się do wystąpienia,

2. jasno zdefiniowane oczekiwania – czego oczekuje się od Twego wystąpienia i dlaczego o to Cię poproszono?

3. parametry prezentacji – na przykład, długość, ilość ludzi na sali, średni wiek publiczności,

4. rzeczowy opis profilu zawodowego i potrzeb słuchaczy,

5. lista innych prelegentów na konferencji, sympozjum lub seminarium, szczególnie osoby występujące przed Tobą i zaraz po,

6. dostęp do sprzętu i pomocy audiowizualnych: scena, podium, mównica, mikrofon, projektor, ekran, wskaźnik, notebook,

7. możliwość aranżacji sali zgodnie z potrzebami,

8. pełny czas wyznaczony na wystąpienie,

9. gospodarz imprezy, który przedstawi prelegenta zgodnie z właściwym szacunkiem,

10. miejsce wystąpienia odcięte od zewnętrznych zakłóceń.

Mówca potrzebuje właściwych narzędzi, czasu i informacji. Te składniki dodadzą pewności siebie i wzmocnią wiarygodność prelegenta pozwalając mu przedstawić najlepsze wystąpienie na jakie publiczność zasługuje.

Góra

5. 10 powodów dlaczego nie zakładać konta na LinkedIn

Inspiracją do tego tekstu były rozmowy z klientami, którym kilka razy w tygodniu tłumaczę dlaczego warto korzystać z serwisów społecznościowych.

Media społecznościowe są jak obiecujący 4-latek. Niektórzy zachwycają się jego spostrzegawczością, inteligencją i żywotnością. Inni dostrzegają jak szybko się rozwija. Jeszcze inni porównują z rówieśnikami. Są też tacy, którzy zastanawiają się jaki będzie jak dorośnie.

Nie wszystkie serwisy społecznościowe dojrzeją, ale LinkedIn należy do tych, które będą z nami wiele lat.

Ponieważ w Internecie jest zatrzęsienie porad dlaczego warto zakładać profil na LinkedIn, postanowiłem dla odmiany (i trochę dla zabawy) użyć argumentów à rebours.

Oto 10 powodów dlaczego NIE należy zakładać konta na LinkedIn:

1. Wiesz, że wśród 150 milionów użytkowników LinkedIn nie ma i nie będzie nikogo kto mógłby zostać Twoim klientem.

2. Nie masz czasu spędzać kilku godzin w tygodniu na LinkedIn w poszukiwaniu nowych klientów, mimo że robisz dokładnie to samo tradycyjnymi metodami.

3. Nie zależy Ci na nowych kontaktach z profesjonalistami na całym świecie.

4. Nie chcesz uczestniczyć w dyskusjach, w których wykażesz się doświadczeniem i ekspercką wiedzą.

5. Nie chcesz czytać artykułów na fachowych blogach, które pomogą Ci rozwiązywać problemy i rozwijać firmę.

6. Nie widzisz powodu, żeby regularnie aktualizować swój status na LinkedIn.

7. Nie chcesz udzielać rekomendacji wspaniałym osobom, z którymi współpracowałeś, bo nie widzisz w tym dla siebie żadnej korzyści.

8. Nie chcesz, żeby pracownicy spędzali czas w tym serwisie promując Twoją markę, nawiązując nowe kontakty i usprawniając komunikację firmy z otoczeniem.

9. Nie szukasz utalentowanych i ambitnych ludzi, którzy mogliby zasilić szeregi Twoich pracowników. Jednostronicowy życiorys i godzinna rozmowa z kandydatem wystarczą, żebyś podjął decyzję wartą 50,000 złotych.

10. Wiesz, że co sekundę dołącza do LinkedIn dwóch nowych użytkowników, ale nikt z tych ludzi nigdy nie będzie chciał nawiązać z Tobą kontaktu.

Góra

Jak zdobyć rozgłos dzięki prasie

Czy rozumiesz odmienne potrzeby gazet codziennych, magazynów, wydawnictw regionalnych i branżowych?

Czy zapoznałeś się z zawartością katalogów mediowych i książek telefonicznych przed przystąpieniem do tworzenia listy kontaktów medialnych?

Czy budując listę kontaktów mediami dbasz o równowagę pomiędzy adresami redakcji lokalnych regionalnych i krajowych?

Czy przed wysłaniem pierwszych informacji zapoznałeś się profilem, zawartością i polityką informacyjną redakcji, z którymi planujesz współpracować czytając je regularnie przez co najmniej kilka tygodni?

Czy poprosiłeś redakcje o przesłanie ich misji i polityki redakcyjnej?

Czy rozumiesz różnice pomiędzy wydawnictwami ogólnymi, specjalistycznymi, branżowymi i lokalnymi?

Czy realistycznie oceniłeś szansę zaistnienia w popularnych gazetach krajowych i wysokonakładowych magazynach branżowych?

Czy przeczytałeś dokładnie kilka numerów magazynu, w którym chcesz umieścić swój artykuł i zapisałeś wszystkie uwagi o rodzajach artykułów jakie są tam drukowane?

Czy myślałeś jakie pokrewne publikacje są czytane przez osoby, do których pragniesz dotrzeć?

Czy interesujące Ciebie redakcje organizują Dni Otwarte? Czy wziąłeś udział w takiej imprezie?

Czy sporządziłeś listę reporterów/dziennikarzy piszących na interesujące Ciebie tematy w większych redakcjach?

Czy udało Ci się rozpoznać i określić styl redagowania informacji przez interesujące Ciebie gazety i czasopisma?

Czy znasz grupy i fora dyskusyjne w Internecie dla dziennikarzy? Czy wiesz jak na nich zaistnieć bez podejrzenia o próbę "sprzedawania" tematów?

Czy wiesz kto w wielkonakładowych gazetach zajmuje się koordynacją dużych przedsięwzięć?

Czy unikasz wysyłania tej samej informacji lub proponowania tego samego tematu więcej niż jednemu dziennikarzowi w jednej redakcji? Czy określiłeś sytuacje kiedy to jest wskazane/pożądane?

Czy w czasie rozmowy z dziennikarzem udaje Ci się powstrzymać przed wzmianką o budżecie jaki Twoja organizacja przeznacza na reklamę w jego gazecie?

Czy rozważałeś czy i jak podziękować dziennikarzom za przyjęcie zaproszenia i obecność na konferencji prasowej?

Czy jesteś przygotowany do udzielenia wywiadu przez telefon?

Czy ustaliłeś z redaktorem jasne reguły wykorzystania materiału na wyłączność?

Czy określiłeś czas oczekiwania na odpowiedź dziennikarza w przypadku wysłania mu propozycji tematu na wyłączność? Czy dołączyłeś zaadresowaną do siebie pocztówkę z naklejonym znaczkiem?

Czy przed zaproponowaniem tematu artykułu sprawdziłeś czy redakcja korzysta z autorów zewnętrznych?

Czy przed przystąpieniem do pisania artykułu poprosiłeś o kopię redakcyjnego poradnika dla dziennikarzy opisującego zasady pisania artykułów?

Czy dokładnie ustaliłeś z redaktorem wydania o czym ma być tekst, jak długi i jaki jest główny przekaz?

Czy wiesz w jakim formacie masz dostarczyć tekst (papier, dokument elektroniczny)?

Czy redaktor zatwierdził plan artykułu?

Czy wiesz z jakiego oprogramowania korzysta redaktor?

Czy redaktor oczekuje tekstu sformatowanego w tym oprogramowaniu?

Czy masz dostęp do tego oprogramowania?

Jeśli nie masz dostępu do tego oprogramowania czy redaktor przyjmie artykuł w formacie tekstowym (*.txt)?

Czy została ustalona orientacyjna data publikacji artykułu?

Ćwiczenie praktyczne nr 4 - Jak przygotować się do debaty

Przygotowujesz się do debaty/sporu/dyskusji/polemiki/kontrowersji? To trudne zadanie, ale może okazać się niezwykle pożyteczne i skuteczne jeżeli przygotujesz się do tego starannie i z odpowiednim wyprzedzeniem.

Z drugiej strony, krótkie "bez komentarza" lub odmówienie kontaktu z mediami może okazać się bardziej szkodliwe. Dlaczego? Bo dziennikarz zapyta o zdanie Twojego oponenta/przeciwnika/konkurenta.

Chcesz wiedzieć jak przygotować się do debaty publicznej? Kliknij tutaj.

Praca domowa

Kolejne zadanie polega na napisaniu informacji prasowej na dowolny temat. Nie jest ważne o czym! Najlepiej gdyby to była informacja o Twojej organizacji, ale jeśli nic Ci nie przychodzi do głowy, pisz o czymkolwiek. Ważne, żebyś to zrobił teraz! To, że nie masz czasu nie jest żadnym usprawiedliwieniem. Praktyka czyni mistrza, szczególnie jeśli chodzi o pisanie.

Nie szukaj na siłę eksperta, na którego wypowiedź możesz się powołać. Przy okazji, tak właśnie większość z praktyków public relations pracuje. Musimy wejść w skórę prezesa i odgadnąć co chce powiedzieć. Potem dajemy mu do ręki gotową informację ze słowami, "Tak to wygląda, powiedz to, żebym mógł to wykorzystać w cytacie." Jest to najzupełniej etyczne zachowanie pod warunkiem, że szef rzeczywiście chce to powiedzieć. Ale nigdy nie wysyłaj mediom informacji bez uzyskania zgody osoby, na którą się powołujesz. To nie tylko nieetyczne, ale to też najprostszy sposób stracenia pracy!

Napisanie informacji prasowej zajmuje kwadrans. Wywiad trwa od kilku minut do godziny. Efekty public relations procentują przez lata. Zachęciłem?

Najlepiej, jeśli będziesz pisać codziennie nową informację przez 10 dni. Napisz jak Ci idzie: biuro@pressence.com.pl

W piątej części krótkiego kursu public relations przeczytasz:

czy w odpowiedzi powtórzyć pytanie dziennikarza,

jakie są cztery proste formaty prezentacji,

na jakie komentarze odpowiadać w kryzysie online.

Chcesz przeczytać więcej? Kliknij tutaj.

Chcesz wrócić do poprzedniej części? Kliknij tutaj.

Pressence Public Relations wydaje Pressence Newsletter - elektroniczny biuletyn dla osób i organizacji, które tak jak Ty:

dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię,
pragną więcej sprzedawać produktów lub usług,
chcą promować społecznie pożyteczną ideę.

Aby zaprenumerować Pressence Newsletter kliknij tutaj i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.

Na firmowej witrynie Pressence Public Relations znajdziesz wiele innych praktycznych porad:

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |